今日も会議で、あくびをひとつ

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【本まとめ】評論家タイプとうまく付き合う方法_『小さな「チーム」「プロジェクト」のウマい仕切り方』

春眠亭あくびです。

※1回目 2018/3/15

※2日目   2018/3/16

※3回目   2018/3/23

※4回目 2018/04/20

【予定】※5回目 2018/05/18

 

僕は中間管理職なので、上の人とも下の人ともよく会議をしますし、性格上まとめ役や仕切り役をおおせつかることも多いです。

 

その際いつも困るのが、

「会議で言うだけ言ってあとはドロンする評論家タイプ」の方です。

 

僕「次のマジックミラー号はホットヨガ帰りの人妻特集で行きたいと思います」

評論家「それ、ちゃんとマーケティングしてる?うまく行かない気がするけど」

僕「どの辺がですか?」

評論家「まあ全体的に。知らないけど」

僕「・・・どうすればもっとよくなりますかね」

評論家「うーん。人妻とかホットヨガってもうだいたいやりきってる感じがするしね。知らないけど」

僕「・・・具体的な対策とか、アドバイスいただけないでしょうか」

評論家「それは然るべき会議や有識者を集めて決めるんじゃないの?知らないけど」

 

 

いるいる!こういうやつ!

 

そんな人々とのうまい付き合い方がまとまってるのがこの本。

 

小さな「チーム」「プロジェクト」のウマい仕切り方 (アスカビジネス)

小さな「チーム」「プロジェクト」のウマい仕切り方 (アスカビジネス)

 

 

プロジェクトマネジメントの本って、スケジューリングやリソース管理、リスクヘッジなど、「マネジメント手法」を書いていることが多いのですが、

実際に困ることって人付き合いとか人のまとめ方とか、そう言うことだったりします。

この本は割と人付きあいの方法を中心に書かれています。

 

 

評論家たちとは、その場でやりあわない

評論家たちは「言いたいだけ」の人が多く、実際にタスクが振ってくるとドロンする人が大半です。

その性質を逆手にとって、筆者はこんな手法を紹介してくれています。

まず、その場では丁寧にお礼をいいながら、「いただいたご意見を一旦整理してみます」として、その場で議論しない。

後日、「もらった意見一覧と改善策」という資料を参加者全員に送付します。

その資料には、会議で出た意見とその意見を言った人の名前を実名で書きます。

その横に「改善策」の項目を空白で用意。

つまり、評論家の皆様に、「そんなに言うなら具体的な案を君がもってきてよ」と暗にお願いするわけです。言いっぱなしにさせない。

最後に改善策の期限を切っておいて、下ごしらえは完了。

よっぽど出ない限り、評論家のみなさんは自分の仕事が増えるのいやだから、何も書かずに放置します。

これこそがやりたかったことです。

特に改善策がこなければ、「改善策はなかったのでこちらでこのように決めました」と一言結論を更新して資料なげて終了。

なんと言う完璧な作戦でしょう。

惚れ惚れしました。

 

たまにちゃんと改善策を投げてくれる人もいるので、その人の意見は真摯にとらえつつ、それでも実現がむずかしかったり、改善策がふんわりしている場合は、「一旦保留、次回◯日の会議で検討」みたいにして、ちゃんと把握はしてますよーという意思を伝えます。

そうすると、言った方も溜飲が下がる。

 

 

スケジュールは×1.65、×1.25 で見積もれ

スケジュールについてもなかなか面白いことが書いてました。

※一部僕の付け足しや解釈もあります。

 

「余裕を持ってスケジュールを切れ」とよく言われます。

とにかく余裕やバッファがなくてきつきつの状態だと、不慮の事態が起こったら即アウト。

そしてプロジェクトにおいて不慮の事態が起こらないことはまず無いです。

僕の先輩で、インドネシアに外注出してる人がいたんだけど、その人が5月くらいに血相変えて上司と相談してて、何かと聞いてみたら、外注ベンダが全員イスラム教徒で、ラマダンで1ヶ月作業が止まるとのこと。「そんなリスク想定できねーよ!」と泣きながら訴えていたのを覚えています。

 

戻りまして。

じゃあどのくらい余裕持たせるといいのか、指標がなくていつも困ります。

筆者はこんな指標を出してくれてます。

 

「準備や想定が不十分なままスケジュールを切らないといけない場合、スケジュールに1.65倍して見積もれ(スケジュールとリスクの割合、6:4)。軌道修正、発想転換、変更指示、不測事態の、4つのリスクがあるから」

 

「準備や想定がかなり詰まってきたら、スケジュールに1.25倍して見積もれ(スケジュールとリスクの割合、8:2)。変更指示と不測事態のリスクだけは考慮する」

 

確かにそのくらい余裕があるとちょうどいい。

 

スケジュールもタスクも、見直しが大事

プロジェクトの区切りのタイミングで中間見直しという作業をやるべきと筆者は言ってます。

僕も大賛成ですが、これがなかなか億劫になって後回しになりがち。

だから、スケジュールや工程表に、あらかじめ中間見直しのスケジュールを入れちゃうといい。

ついでに中間見直しのタイミングで予備期間を設けて置くと、忙しくて後回しにはなりにくい。

 

スケジュールはこのまま行けるのか、タスクの割り振りは適切か、メンバーに無理は出ていないか、リスクはどこか。

こんなことを考えながら、スケジュールやタスクを見直すのが大事。

プロジェクトは生き物だから。

 

達成感大事

スケジュール作るときに大事なのが、達成感。

いつまでも続くプロジェクトではマンネリになるし、心が折れる。

そこで、細かく達成感を味わえるような工夫が大事。

 

マジックミラー号の新作撮影という長いプロジェクト。

企画書作成完了!達成!

企画書の直しも完了!達成!

マジックミラー号の予約完了!達成!

当日の女優ゲットげふんげふん、ナンパして女の子ゲット!達成!

撮影終了!達成!

編集完了!達成!

 

こんな感じで達成感あると、進んでる感じがしてモチベーションがつづく。

 

できない理由より、どうやったらできるかを考える

これもありがちなんだけど、「そんなのできねーよ」と四六時中言ってるダメPM。

はーい、僕でーす。

まあそれよりも、目標レベルを少し下げてみて、「これならできます」と考えた方が精神衛生上いいよねって話。

そりゃそうだ。

 

ナンパものAV見てても、あれもだめこれもだめって女の子より、「おっぱい見せるだけなら・・・」という女の子の方がうれしいよねって話。

そりゃそうだ。

 

目的と目標

プロジェクトには目標の他に目的が必要だと筆者は言います。
目標は、数値で表せる指標や目印。
目的は、その目標を達成することで成し遂げる状態。

「秒速で1億円稼ぐ!」と言うのは目標。
「一生遊んで暮らす」という状態が目的。

上場するんだ!と息巻く学生起業家は多いけど、それでその後どうなっていたいかの目的がふわっとしていることが意外に多いみたいです。
目的が結構おろそかになることがあるので、最終的にどうなっていたいか(=目的)を意識しながらプロジェクトを回すといいみたい。
確かに一理ある。

僕は「マジックミラー号に出演する」ことが夢ですが、これはあくまで目標した。
「最高のシチュエーションでの最高の気持ち良さを経験することで、悟りを開く」という状態が、僕にとっての目的になるようです。


僕は何を言っているのでしょうか。